Tipos de Remito Almacenes 4/8

Tipos de Remito

La forma que se definió para poder realizar y documentar los movimientos de artículos entre almacenes es mediante el Remito. Para obtener un mayor control sobre entre que tipos de almacenes se permite el movimiento de artículos mediante remitos es que se incluyo la definición de Tipos de Remito.


Un Tipo de Remito especifica entre que tipos de almacenes se puede definir un remito, esta especificación se realiza determinando el tipo de almacén que debe tener el almacén de origen y que tipo de almacén debe de tener el almacén de destino para poder definir un remito que mueva artículos entre ellos.

Para poder administrar la información de los Tipos de Remito se debe estar en el modulo de Stock y presionar la opción de menú Tablas y en la lista de menú que aparece presionar la opción Tipo Remitos.

Con estas acciones se llega a la pantalla Trabajar con Tipos Remito.


En esta pantalla se cuenta con los siguientes filtros:

Por código del tipo de remito, muestra el tipo de remito cuyo código coincida con el código ingresado
Por descripción del tipo de remito, muestra los tipos de remito cuya descripción se asemeje a la ingresada.

Para ingresar un nuevo Tipo de Remito se debe presionar sobre el botón con signo +. Los datos que se solicitan son:

código, obligatorio
Descripción, obligatorio
Tipo del almacén de origen, obligatorio
Tipo del almacén de destino, obligatorio


Es posible especificar tanto en el almacén de Origen como en el almacén de Destino que se consideren a todos los posibles tipos de almacén seleccionando la opción Todos de cada uno de los datos. Esto se permite para evitar el tener que definir en forma exhaustiva todas las posibles combinaciones de determinados movimientos. Por ejemplo si asumimos que un artículo se puede perder en cualquier etapa del proceso deberíamos de permitir que se realicen remitos de todos los tipos de almacén como origen y con destino al almacén con tipo Perdidos. Para no tener que hacer varios tipos de remito con las combinaciones posibles se puede utilizar el valor Todos como tipo del almacén de origen.Lo que no se permite es tener al mismo tiempo en almacén Origen y almacén Destino el valor Todos porque seria una forma de evitar los controles que se quieren realizar con la definición de los Tipos de Remitos

Multiples Almacenes-Depositos 3/8

Almacenes con los que puede trabajar un usuario

Una de las bases en el diseño de la funcionalidad de multi deposito es el brindar una fuerte sensación de propiedad sobre la información del almacén a cada encargado.

Para ello es fundamental el garantizar que la información solo pueda ser generada y procesada por el personal correspondiente a cada almacén.

Este objetivo se logra determinando para cada usuario sobre que almacenes puede trabajar y si además es o no el encargado del almacén.

Para poder establecer con que almacenes puede trabajar un usuario se debe acceder al modulo principal del sistema.

Si se esta en el modulo de Stock se debe presionar la opción de menú Programa y en la lista de menú que aparece presionar la opción Mantenimiento.

Una vez en el modulo principal se debe presionar la opción de menú Programa y en la lista de menú que aparece presionar la opción Usuarios.


Con estas acciones se llega a la pantalla Trabajar con Usuarios. Presionando sobre el link que se encuentra sobre la descripción del usuario se accede a la pantalla información Usuario.


En la información del usuario hay dos secciones: la General en donde se muestra un resumen de la información del usuario y la de Almacenes que es en donde se especifica los almacenes con los que puede trabajar el usuario.


Para agregar un almacén a la lista de almacenes con los que puede trabajar un usuario se debe presionar sobre el botón con el signo +. En la pantalla Usuario Almacenes se debe ingresar:

El código del almacén con que queremos que trabaje el usuario
Si es encargado o no del almacén, el encargado es quien puede realizar todas las tareas relacionadas con los almacenes.

Los usuarios que no son encargados no podrán

realizar ciertas tareas que se detallaran mas adelante. Un mismo almacén puede tener varios encargados de ser necesario.

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Multiples Almacenes 2/8

Tipos de Almacén

Se definieron Tipos de Almacén para categorizar a los almacenes que se pueden definir en el sistema.
Los tipos definidos son:

Compras, se puede definir como máximo un almacén de este tipo. Especifica el almacén al que se suman los artículos cuando se procesan los documentos de compras

Disponibles, se pueden definir todos los almacenes que sea necesario. Especifica los almacenes que contribuyen al stock utilizable de los artículos y desde donde se toman los artículos que se utilizan en las OTs o en la venta directa

Rotos / Inservibles, se puede definir como máximo un almacén de este tipo. Especifica el almacén al que se suman los artículos que se rompieron o que quedaron inservibles por algún motivo.

Perdidos, se puede definir como máximo un almacén de este tipo. Especifica el almacén al que se suman los artículos que se haya detectado su falta de algún otro almacén

Administrar la Información de los Almacenes

Los almacenes se consideran como información muy importante para el correcto funcionamiento de la funcionalidad de multi deposito. Por tal motivo los únicos usuarios que estarán habilitados a crear, modificar y/o eliminar almacenes son aquellos que tengan permisos para configurar los parámetros del sistema (por mas información sobre los permisos de usuario consultar el documento “aruy conceptos – seguridad.doc”).

Para administrar la infamación de los almacenes se debe ingresar al modulo de stock (por información sobre como ingresar al modulo de stock consultar el punto uno del documento “aruy conceptos – modulo de stock.doc”) y seleccionar la opción de menú Programa.

En la lista de menú que se muestra a continuación

seleccionar la opción Almacenes. Con estas acciones

se llega a la pantalla Trabajar con Almacenes.

En esta pantalla se cuenta con los siguientes filtros:

Por código del almacén, muestra el almacén que coincida con el código ingresado
Por el nombre del almacén, muestra los almacenes cuyo nombre se parezca al nombre ingresado
Por el tipo del almacén, muestra los almacenes que sean del tipo indicado o todos los almacenes si se selecciono el valor “All”

Los datos que se deben ingresar para definir un almacén son:

Código, obligatorio
Nombre, obligatorio
Ubicación, opcional
Teléfono, opcional
EMail, opcional
Tipo, obligatorio

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Manejo de Multiples Almacenes a Distancia(via web)1/8

Multidepositos- Manejo de varios depositos en linea con aruy (1/8)
Objetivos:

1) Esquema básico del multi deposito

2) Tipos de Almacén

3) Administrar la Información de los Almacenes

4) Almacenes con los que puede trabajar un usuario

5) Tipos de Remito

6) Remitos

7) Información de Stock en los Repuestos

1. Esquema básico del multi deposito

Se presenta el esquema básico para el diseño
e implementación de la funcionalidad de multi deposito.





Este esquema representa la interacción entre los distintos tipos de almacenes y su relacionamiento en base a los diferentes “documentos” que posibilitan el movimiento de los artículos.

El ciclo básico de los artículos comienza cuando la sección de compras los adquiere en los diferentes proveedores e ingresa los documentos de compra (ver el documento aruy conceptos – modulo de stock.doc).


Cuando la funcionalidad de multi deposito esta activada los artículos incluidos en un documento de compra procesado pasan a formar parte del stock del Almacén de Compras. Es desde este almacén lógico que la sección de compras distribuye los artículos entre los diferentes Almacenes de Disponibles.

Debe tenerse en cuenta que nuestro software al ser web permite la logistica y control de diversos almacenes a distancia permitiendo ventajas determinantes en los tiempos de suministrar insumos y repuestos

Desde estos almacenes se toman los artículos para su utilización en las OTs o en la venta directa, con cualquiera de estas dos acciones los artículos salen del control del stock y pasan a formar parte de las ventas.

Como alternativa al ciclo básico los artículos pueden tomar algún ciclo alternativo que implica su registro como perdidos o como rotos / inservibles. En este caso los artículos no salen del control del stock y se mantiene un registro histórico.

El movimiento de artículos entre almacenes se realiza en base a remitos y esta controlado por la definición de los tipos de remitos (ver el punto 5 de este documento).

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Ordenes de trabajo (10/11)

Buscar y visualizar información de las Órdenes de Trabajo

Para poder ubicar una determinada OT ya sea por su número como por algún otro dato se debe seleccionar el menú Programa y en la lista que se muestra seleccionar la opción Ordenes de Trabajo. Con estas acciones se llega a la pantalla Trabajar con Ordenes de Trabajo.

En esta pantalla se presentan las OTs que están ingresadas en el sistema y que cumplen con un conjunto de condiciones.
Las condiciones de búsqueda son:

Orden, muestra la OT cuyo numero coincida con el ingresado. Si el valor es cero se muestran todas las OTs
Estado, muestra las OTs que tengan el estado seleccionado. Se puede seleccionar la opción All que muestra todas las OTs sin importar el estado
Ingreso, muestra las OTs que hayan sido creadas por el usuario indicado. Se pueden incluir nombres parciales o el comodín %

Tipo Orden, muestra las OTs que sean del tipo seleccionado. Se puede seleccionar la opción All que muestra todas las OTs sin importar su tipo

Responsable, muestra las OTs cuyo responsable tenga el identificador ingresado. Cuenta con una pantalla de selección para facilitar la búsqueda del identificador. Si el valor es cero se muestran todas las OTs

Solicitud de Trabajo (*), muestra las OTs que tengan en su Solicitud de Trabajo la palabra o frase que se ingrese. Se pueden utilizar los comodines %. Si no se ingresa nada se muestran todas las OTs
(*) El nombre Motivo de Llamado puede variar ya que es un nombre parametrizable y se puede ajustar según la empresa en la que se utilice el sistema. Algunos otros nombres comunes son: Motivo de Llamado, Observaciones, Solicitud de Servicio, etc.

Fecha Solicitud, muestras las OTs cuya fecha de solicitud sea mayor o igual a la ingresada. Si se deja en blanco muestra todas las OTs

Cliente, muestra las OTs realizadas para el Cliente con el código ingresado. Se cuenta con una pantalla de selección para facilitar la búsqueda del código del Cliente. Si se deja en blanco se muestran todas las OTs.

Informe, muestra las OTs que tengan en su Informe la palabra o frase que se ingrese. Se pueden utilizar los comodines %. Si no se ingresa nada se muestran todas las OTs

El dato denominado Vista tiene como fin el permitir visualizar el detalle de las OTs en dos formas diferentes.

En una vista tipo tabla como la que se aprecia en la imagen anterior en donde se muestran los datos por renglones. Y en una vista detallada en donde se muestra la información como un conjunto de datos agrupados en donde aparecen todos los datos de la vista tabla más el contenido de la Solicitud de Trabajo y el Informe.

Desde esta pantalla en cualquiera de sus dos vistas es posible realizar las siguientes acciones:

Editar los datos de la OT o habilitar / deshabilitar las marcas que controlan lo que se exige para la planificación / finalización de la OT. Para ello se debe presionar sobre el botón representado por el dibujo de un lápiz
Eliminar la OT del sistema cuando todavía esta en el estado Ingresada. Para ello se debe presionar sobre el botón representado por una cruz roja
Visualizar el reporte de emisión de la OT. Para ello se debe presionar sobre el botón representado por el dibujo de una impresora
Acceder a la pantalla de Información de la Orden de Trabajo. Para ello se debe presionar el link que se encuentra definido en el numero que identifica a la OT
Acceder a la pantalla de información del Cliente. Para ello se debe presionar el link que se encuentra definido en el nombre del Cliente
Acceder a la pantalla de Información del Equipo. Para ello se debe presionar el link que se encuentra definido en el código del Equipo.

Con la intención de facilitar el seguimiento de las OTs que están en proceso de realización se desarrollo el reporte denominado Detalle Emisión. Este reporte muestra un detalle de las OTs que están en el estado Emitida incluyendo la información ingresada en la Solicitud de Trabajo.
Este reporte se puede utilizar desde la pantalla Trabajar con Ordenes de Trabajo presionando el botón Detalle Emisión.

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Ordenes de trabajo (9/11)

Revisar Órdenes de Trabajo

Como ultima instancia de verificación de los datos ingresados se tiene la etapa de revisión de la OT.
En esta se debe verificar que la OT este completa, en el sentido de que se hayan registrado los siguientes datos:

todo el personal involucrado junto al detalle

de todas las horas dedicadas
todos los repuestos utilizados junto a sus cantidades
todas las herramientas utilizadas junto a la cantidad de horas de uso
todos los gastos efectuados
correctitud en el código de falla registrado
correctitud en la hora de rotura del equipo
correctitud en el código del centro de costos registrado
ingreso de informe (de considerarse necesario)
ingreso de las observaciones de compras (de considerarse necesario)

Si la persona encargada de realizar la revisacion de la OT detecta información incorrecta o falta de información tiene dos opciones:

anular la finalización de la OT y pedir a la persona encargada de la tarea de finalización que corrija y verifique la información
completar y/o corregir la información

Para anular la finalización de la OT se debe ir a la sección General de la pantalla Información de la Orden de Trabajo y presionar el botón Anular finalización. Con esta acción la OT pasa del estado Finalizada al estado Emitida.


Para completar y/o corregir la información se deben seguir las indicaciones detalladas en el punto 6) Finalizar Órdenes de Trabajo.

Una vez que se verifico toda la información y se esta seguro que concuerda lo mas fielmente posible con la realidad se procese a efectuar la revisacion lógica de la OT. Para ello se debe ir a la sección General de la pantalla Información de la Orden de Trabajo y presionar el botón Revisar.


En la pantalla que aparece simplemente hay que marcar el dato Revisar y guardar la información. En ese momento se realiza el movimiento lógico del Stock utilizado además de varios cálculos que tienen como finalidad actualizar las estadísticas y registros históricos del sistema. En el caso de detectar que algún repuesto puede quedar con Stock negativo se genera un error y no es posible revisar la OT.
Si la acción se completa con éxito la OT pasa del estado Finalizada al estado Revisada.

NOTA: el proceso de Revisión de la OT implica el movimiento del Stock, el cálculo de varias estadísticas y la acumulación de información. Es un proceso IRREVERSIBLE y debe ser realizado a total conciencia por la persona responsable. El revisar una OT implica la aceptación de que los datos ingresados están completos y son correctos con la responsabilidad que ello implica.Una vez revisada la OT NO ES POSIBLE MODIFICAR SU INFORMACION salvo algunos datos involucrados en el proceso de facturación

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Ordenes de trabajo (8/11)

Detalle Final del Mantenimiento

Una vez finalizada la OT se habilita la posibilidad de emitir un reporte denominado Detalle Final.
Para poder emitirlo se debe ir a la sección General de la pantalla información de la Orden de Trabajo y presionar el botón Detalle Final.

La pantalla que aparezca como consecuencia de presionar el botón mencionado depende de un parámetro de control. Hay dos opciones posibles:


1- Total, muestra toda la información relacionada a la OT


2- Parametrico, se puede seleccionar que información de la OT se debe incluir en el reporte


Los valores a mostrar dependen de a quien este destinado el reporte.

Se puede emitir una versión interna
con detalle de valores de costo y de venta
y una versión para el cliente en donde se omiten los valores de costo.
Esta variación se selecciona en el dato Estilo Reporte.







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