Modificaciones aruy 24 de octubre 2008

Montevideo 24 de octubre de 2008

Comunicado a usuarios aruy

Cambios en el sistema Aruy

Los siguientes cambios han sido realizados :

Permisos a usuarios.

Planes de Mantenimiento

Se ha agregado un permiso especifico para el ingreso de planes de mantenimiento y modificaciones y serán puntualmente para cada usuario.

Anteriormente estos permisos estaban adjudicados de manera combinada para aquellos que podían modificar tablas y revisar ordenes.

Observaciones por cada ingreso de horario del personal

Personal

En la planilla de personal ahora se puede agregar observaciones de las actividades realizadas dentro de ese horario, lo cual facilita el seguimiento puntual de cada persona dentro de cada orden de trabajo

Compras

Gastos

Se habilita la posibilidad de agregar gastos directamente del modulo de ingreso de facturas, permitiendo discrimar dentro del mismo documento si va a stock o directamente se adjudica como un gasto para una orden de trabajo.

No necesitando las líneas correspondientes a gastos tener asociado ningún código de repuesto. Esta posibilidad no inhabilita la forma de ingresar gastos hasta ahora (directamente en una orden de trabajo). También esta la posibilidad de deshabilitar el ingreso de gastos de la forma vieja solo permitiendo ingresarlos por esta nueva modalidad.

Ordenes de compra

Se permite el ingreso de observaciones en las ordenes de compra (estas salen en la emisión por lo tanto pedimos especial atención al tipo de comentarios que podrían llegar a imprimirse y llegarle a nuestros proveedores)

Ordenes de Trabajo

Ingreso, visualización de ordenes y visualización de stock

Se ha hecho una pantalla con la facilidad de ingreso de ordenes rápidamente y visualización de repuestos y ordenes emitidas. Siendo mas sencillo el ingreso de ordenes y emisión ; no obstante se debe recordar la importancia de la planificación ya que esta modalidad de ingreso de ordenes es tan solo para el área operativa de los talleres.

Saludos

Ramón Rodríguez Birriel

Asintotal S.A.

Administración: Rala. 25 de agosto de 1825 318 Of. 501 (598 2)916 3100

Oficinas Operativas: Misiones 1566 0f.304 (589 2)915 6928

e-Mail:info@asintotal.com Montevideo, Uruguay

Inventarios y control de Stock 1/15

Modulo de gestion de stock (publicado el 24 de octubre de 2008)
Descripcion general del modulo de control de stock en el aruy http://www.asintotal.com/

Objetivos:

1) Ingresar al modulo de stock

2) Administrar la información de identificación y contacto de los Proveedores

a) Registrar los ajustes mas frecuentes

b) Registrar los repuestos disponibles

c) Administración de Compras

i) Registrar las compras
ii) Consideraciones sobre los ajustes
iii) Datos adicionales al registrar las compras
iv) Registrar los ajustes por condición de las compras
v) Procesar las compras
vi) Anular el procesamiento de las compras

3) Crear, emitir y gestionar las Ordenes de Compras a los Proveedores

4) Administrar los almacenes (*)

5) Administrar los remitos (*)

(*) estos puntos están presentes solo si esta activa la funcionalidad de multi almacén
Conceptos Generales

Significado de los iconos:
agrega un nuevo elemento

edita los datos del elemento

elimina el elemento, la eliminación en la mayoría de los casos se realiza solamente si no existen datos asociados al elemento que se quiere borrar
muestra la primer página de la lista

muestra la pagina anterior de la lista

muestra la pagina siguiente de la lista

muestra la última página de la lista

se accede a una pantalla de selección de códigos en donde se permiten hacer búsquedas sobre los elementos cuyo código se requiere

se accede a un pantalla de selección de fecha en donde se muestra la fecha seleccionada y se puede elegir cualquier fecha de ese mes, cambiar el mes y/o el año

Comuniquese a info@asintotal.com y busquemos una solucion para sus problemas

http://www.asintotal.com/

Material publicado en nuestro blog http://x.saas-softwaredemantenimiento.com/

Este material es de nuestros manuales y su uso es reservado comuniquese info@asintotal.com

Almacenes 8/8 Para que tener un almacen de repuestos?

Almacenes de repuestos e insumos.

Cuando uno tiene la reponsabilidad de gestionar un departamento de mantenimiento lo primero que debe tener claro es cual es el negocio de la empresa y a partir de ahi definir los objetivos particulares del departamento y las politicas para gestionarlo.

Luego de esto hay que dimensionar nuestro departamento y dentro de el la gestion de compras e inventario.

El objetivo de gestionar un almacen es tener lo necesario para reparar y mantener los equipos que hacen que la empresa sea rentable.

Esos repuestos e insumos deben estar en tiempo y forma y a un costo que mantenga la rentabilidad del negocio.

Si se gestiona el almacen con una libretita o con un software no importa ....lo que importa es que logre esos objetivos basicos.

Luego si usted define que necesita una gestion mas fina, necesita tener historicos de compras, control de proveedores, gestion a distancia de almacenes .... y sobre todo un orden que deje el espacio para pensar (que es un espacio imprescindible para la mejora continua)... Es ahi donde Usted deberia tener un CMMS o en castellano un software de Gestion de mantenimiento..

Es nuestra idea que pruebe nuestra solucion y estamos abiertos a negociaciones en las que sean beneficiosas para todos conectese a info@asintotal.com wwww.asintotal.com
Ramon Rodriguez Birriel

Almacenes 7/8

Información de Stock en los Repuestos

En los repuestos se seguirá mostrando la información del stock, la cantidad en stock de un determinado repuesto será la suma del stock de ese repuesto en todos los almacenes que sean del tipo Disponibles.


Se agregan nuevas secciones en la pantalla Información Repuesto. Estas nuevas secciones son: Almacenes y Remitos.

En la sección Almacenes se muestra el stock de ese articulo en los diferentes almacenes.

De forma predeterminada se puede ver solo el stock existente en los almacenes del tipo Disponibles (dato Ver Solo lo Disponible marcado) y solo de aquellos almacenes que tengan un stock mayor a cero (dato Ver Solo los que tienen Stock marcado).

Si se desmarca el dato Ver Solo lo Disponible se ve el stock del articulo para todos los almacenes registrados en el sistema. Si se desmarca el dato Ver Solo los que tienen Stock se ven todos los almacenes en los que este registrado el articulo sin importar si tienen stock o no en ese momento.

En la seccion Remitos se muestra la informacion de los Remitos en los que participo el articulo. De forma predeterminada se pueden ver los Remitos pendientes (datos Ver solo Pendientes marcado). Si se desmarca ese dato se pueden ver todos los Remitos en los que participo el articulo.

www.asintotal.com

Almacenes Multiples (6/8) Remitos

Remitos

Para emitir el Remito se debe presionar el botón con el icono de una impresora o presionar el botón Emitir de la pantalla información Remito. (ver la pantalla en remitos 5/8)

Para enviar el Remito (y por tanto los artículos)

al almacén de destino se debe presionar el botón Enviar de la pantalla información Remito, solo lo puede hacer un usuario autorizado para trabajar con el almacén de Origen.

Para poder acceder a la pantalla Información Remito estando en la pantalla Trabajar con Remitos se debe presionar sobre el link que se encuentra sobre el numero de Remito.


En la pantalla información Remito se encuentran dos secciones: la General en donde se muestra la información del cabezal del Remito y la Detalle en donde se muestra la información del detalle del Remito.

Al enviar el Remito el usuario asume la responsabilidad por la información que contiene.

Se supone que el Remito fue revisado y que contiene información correcta; como consecuencia de ser enviado el Remito cambia del estado Ingresado al estado Enviado...

Para evitar envíos indeseados se solicita una confirmación de la intención de enviar el remito una vez que se presionar el botón Enviar.


Ante la posibilidad de que de todas formas se envíen Remitos incorrectos se previeron dos mecanismos para detener el ciclo de vida del Remito, anularlo o rechazarlo.

La anulación del Remito solamente la pueden realizar los usuarios con permisos sobre el almacén de origen.

Es la forma que tiene el almacén de origen de detener el ciclo de vida de un Remito ante la constatación de un error en sus datos.

Para poder anular un Remito enviado se debe presionar el botón Anular en la pantalla información Remito.

Para evitar que se anule por accidente un Remito se solicita una confirmación de la anulación.

Si se confirma la anulación se consulta si se desea agregar alguna observación sobre la anulación.

Como consecuencia de la anulación el Remito pasa del estado Enviado al estado Anulado.

El rechazo del Remito solamente lo pueden realizar los usuarios con permisos sobre el almacén de destino.

Es la forma que tiene el almacén de destino de detener el ciclo de vida de un Remito ante la constatación de un error en sus datos asegurando la integridad de la información del almacén con el que trabaja.

Para poder rechazar un Remito enviado se debe presionar el botón Rechazar en la pantalla información Remito.
Para evitar que se rechace por accidente un Remito se solicita una confirmación del rechazo.

Si se confirma el rechazo se consulta si se desea agregar alguna observación sobre el rechazo.

Como consecuencia del rechazo el Remito pasa del estado Enviado al estado Rechazado.

Para continuar con el ciclo de vida del Remito el almacén de destino deberá proceder a recibirlo. Se supone que cuando se hace la entrega física de los artículos al almacén de destino el Remito ya existe y fue enviado.

Los únicos usuarios que pueden recibir un remito son los que tienen permisos para trabajar con el almacén de destino.
Para iniciar el proceso de recibir un Remito se debe presionar el botón Recibir de la pantalla información Remito.

(Este material fue producido para los usuarios de aruy -sistema de gestion de activos y su uso esta reservado www.asintotal.com)

En la pantalla a la que se accede se aprecia la lista de los artículos que forman parte del Remito pero sin mostrar las cantidades enviadas. Se trabaja con lo que se conoce como lista ciega. La idea es no influir de ninguna manera posible el ingreso de los datos en el destino. El usuario del almacén de destino tiene la obligación de verificar que artículos y en que cantidades les están entregando. Luego del recuento físico en el almacén de destino se deben ingresar las cantidades registradas en el conteo y presionar el botón Verificar.


Si en la verificación las cantidades ingresadas para cada artículo no coinciden se muestran mensajes de error detallando la situación.


Ante esta situación el usuario del almacén deberá proceder a realizar un recuento e ingresar las cantidades resultantes.
Si luego de realizar varios recuentos y de verificar que se ingresan sus resultados correctamente en el detalle de la verificación se sigue verificando una diferencia con lo registrado en el envío se debe dar parte a los encargados del almacén para que resuelva la situación.
En este punto las opciones son dos:
Rechazar el Remito por estar incorrecto, habría que tener cuidado con lo que se hace con los artículos físicos para devolverlos o incorporarlos al almacén una vez se envíe un Remito correcto.
Aprobar el Remito con las diferencias detectadas.

La segunda opción solo la pueden llevar a cabo aquellos usuarios que tengan permisos de Encargado para el almacén de destino.
Para aprobar el Remito con diferencias se debe presionar el botón Aprobar Diferencias de la pantalla Recibir Remito – Verificación.


Al aprobar con diferencias un Remito lo que se hace es reconocer que hay una diferencia entre lo que se entrego y lo que se recibió. El estado del Remito pasa de Enviado a Con Diferencias.
Como cada almacén tiene autonomía y control total sobre lo que entra y sale del almacén lo que se realiza a nivel de stock cuando se aprueba un remito con diferencias es lo siguiente:
Del almacén de origen se descuenta del stock las cantidades enviadas
Del almacén de destino se suman al stock las cantidades recibidas

Por la situación que se describe estas cantidades no coinciden pero se respeta lo declarado por cada una de las partes. La resolución de la diferencia se pospone y el Remito queda en un estado considerado como pendiente aguardando a que se estudie el caso y se determine exactamente que artículos y en que cantidades salieron del almacén de origen y que artículos y en que cantidades llegaron al almacén de destino.

Para evitar la aprobación de diferencias por error se solicita una confirmación al encargado del almacén mostrándole además nuevamente el detalle de los artículos involucrados así como cuales están correctos y cuales tienen diferencias.


Si se confirma la aprobación se muestra un detalle del procesamiento del Remito detallando los artículos involucrados y en que condiciones queda el stock en cada almacén.


En esta etapa también se prevé la posibilidad de agregar Observaciones.



Si las cantidades recibidas de los artículos de un remito coinciden con las cantidades enviadas, al presionar el botón Verificar se accede a una pantalla en donde se solicita confirmación para recibir el remito en cuestión.


Si se confirma se muestra un detalle del procesamiento del Remito detallando los artículos involucrados y en que condiciones queda el stock en cada almacén. Como resultado de estas acciones el Remito pasa del estado Enviado al estado Aprobado.


Nuevamente se previo la posibilidad de ingresar observaciones.



Si el Remito sigue este camino se considera que en esta etapa concluyo su ciclo de vida.

Si el Remito fue aprobado con diferencias queda pendiente una etapa en donde se debe investigar en ambos almacenes que sucedió realmente y determinar cual fue la cantidad real que salio del almacén de origen y cual fue la cantidad real que llego al almacén de destino.
Los usuarios que pueden corregir un Remito aprobado con diferencias son aquellos que tienen el permiso Corregir Remitos.


Para iniciar la corrección del remito se debe presionar el botón Corregir de la pantalla información Remito.


Al presionar el botón Corregir se accede a la pantalla Corregir Remito en donde se deben ingresar las cantidades finales que salieron y llegaron de los respectivos almacenes.

En el caso que se esta analizando se asume que en realidad se trasladaron 2 artículos con código 35591 y 1 artículos con código TAGG, con lo que seria correcta la versión aportada por el almacén de destino. Por tanto en la pantalla Corregir Remito en el dato Cant. Final se deben ingresar las cantidades detalladas. Estaría faltando una unidad de uno de los artículos que pudo o no haber salido del almacén de origen. En el caso de que falte del almacén de origen se deberá crear un nuevo Remito cuyo destino sea el almacén de artículos Perdidos, si no falta del almacén de origen se puede llegar a concluir que se debió a un error al crear el Remito.

Una vez ingresadas todas las cantidades correspondientes a los artículos de la pantalla Corregir Remito se debe presionar el botón Corregir.


Para prevenir correcciones indeseadas se solicita una confirmación.

Si se confirma la intención de corregir el Remito se muestra el detalle del procesamiento resultante. Se ajustan las cantidades de stock de cada almacén en base a lo ingresado en las correcciones.
Por ultimo se da la oportunidad de registrar observaciones con respecto a la corrección.

Con esto se cierra el ciclo de vida del Remito en el caso de que se haya recibido con diferencias.

Este material es de nuestros manuales de usuarios comuniquese con nosotros info@asintotal.com pruebe una solucion totalmente web!!!!!

Almacenes multiples (Remitos) 5/8

Remitos

Los remitos son la manera en la que se definió como documentar y realizar los movimientos entre almacenes.

Para poder administrar los remitos se debe estar en el modulo de Stock

y presionar la opción del menú Programa y en la lista de menú que

aparece presionar la opción Remitos.

Con estas acciones se llega a la pantalla Trabajar con Remitos.

En esta pantalla se cuenta con los siguientes filtros:

-Por numero de remito, se muestra el remito cuyo numero coincida con el ingresado.

-Por fecha del remito, se muestran aquellos remitos cuya fecha sea mayor o igual a la fecha ingresada

-Por estado del remito, se muestran aquellos remitos que tengan el estado seleccionado. Si se elige la opción All se muestran todos los remitos sin importar el estado.

-Por código del tipo de remito, se muestran aquellos remitos que tengan como tipo de remito al ingresado.

-Por código del almacén de origen, se muestran aquellos remitos que tengan como almacén de origen al ingresado

-Por código del almacén de destino, se muestran aquellos remitos que tengan como almacén de destino al ingresado

-Por código de repuesto, se muestran aquellos remitos en los que participa en el detalle el repuesto ingresado

-Ver solo Pendientes, se muestran aquellos remitos que aun no han finalizado su ciclo de vida. Esos son los remitos que tienen el estado Diferencias o Enviado o Ingresado.

También se da la posibilidad de ordenar el detalle de las siguientes formas:

-Ordenado por numero de remito en forma descendente, seleccionando el valor # Remito en el dato Ordenado por

-Ordenado primero por fecha y luego por numero de remito en forma descendente cada uno de ellos, seleccionando el valor Fecha en el dato Ordenado por

Para registrar un nuevo Remito se debe presionar sobre el botón con signo +.
Los datos que se solicitan son:

-La fecha, obligatoria

-El tipo de remito, obligatorio

-El almacén de origen, obligatorio. El almacén de origen solo se puede seleccionar de entre los almacenes para los que el usuario que esta registrando el remito tenga permiso. Si no tiene permiso para trabajar con un almacén no es posible permitirle decidir que una determinada cantidad de artículos deba pasar a otro almacén.

-El almacén de destino, obligatorio

-Detalle de artículos
código, obligatorio

-cantidad enviada al almacén de destino, obligatorio

-Observaciones, opcional


El numero de Remito se lo asigna el Sistema.

Una vez creado el Remito queda con el estado Ingresado... En este estado se lo puede editar, eliminar por completo del sistema, emitirlo (generar una versión impresa) o enviarlo al almacén de destino.

De las acciones mencionadas la única que permite avanzar con el ciclo de vida del Remito es el enviarlo al almacén de destino.

Para editar el Remito se debe presionar el botón con el icono de un lápiz o presionar el botón Emitir de la pantalla información Remito.

Para eliminar el Remito del sistema se debe presionar el botón con el icono de una cruz roja (símbolo de tachar) o presionar el botón Eliminar de la pantalla información Remito.

Para emitir el Remito se debe presionar el botón con el icono de una impresora o presionar el botón Emitir de la pantalla información Remito.


Para enviar el Remito (y por tanto los artículos) al almacén de destino se debe presionar el botón Enviar de la pantalla información Remito, solo lo puede hacer un usuario autorizado para trabajar con el almacén de Origen.

Pruebe nuestra solucion en www.asintotal.com

Comuniquese por cualquier duda info@asintotal.com

Aruy software de gestion de activos, mantenimiento